De valkuilen bij het inrichten van Informatiemanagement in de organisatie

Ruben Quak
14/10/2020

Organisaties kunnen moeite hebben met het succesvol opzetten (en inrichten) van informatiemanagement. Deze blog behandeld diverse valkuilen, problemen en dingen waar op je moet letten. Deze zijn aan de hand van diverse bronnen geïnventariseerd.  

De scope en draagvlak

Het kan voor een organisatie onduidelijk zijn wat informatiemanagement precies inhoudt, en wat de toegevoegde waarde is. Het begrip is dus nog niet goed uitgewerkt/doordacht. Dit kan leiden tot minder draagvlak in de algehele organisatie, wat weer kan leiden tot minder goede resultaten. Het gevaar van weinig/ geen draagvlak kan zijn dat informatiemanagementsystemen door gebruikers worden afgewezen of de systemen worden minder gebruikt dan eigenlijk moet. Er dient goed helder te zijn wat informatiemanagement voor de organisatie precies inhoudt. Ook moeten deze worden toegespitst naar de werkzaamheden voor werknemers. De gehele organisatie moet mee in de verandering/implementatie en worden overtuigd. Natuurlijk zal deze verandering ook weerstand teweegbrengen. Deze fasen lopen van angst en ontkenning naar uiteindelijk acceptatie.  

De match met de bedrijfsstrategie

Een andere valkuil is als de informatiemanagementdoelstelling/strategie niet in lijn is met de algemene doelstelling/strategie van de organisatie. Dit kan ten koste gaan van de lange termijn (visie). Het moet dus aansluiten op de algemene doelstellingen.  

De normen, waarden en cultuur van een organisatie zijn van invloed op het succes van informatiemanagement: zijn projectteams individueel ingericht of is er multidisciplinair overleg tussen teams, afdelingen en management? De informatiecultuur zelf (de cultuur van het beschikken en uitwisselen van informatie) is (weer) van invloed op de normen en waarden.  

Om de initiatieven te implementeren kan het helpen om te werken met stakeholdermanagement en om een projectorganisatie op te zetten. Dit zal ook de onderlinge rollen duidelijker maken en dus ook draagvlak creëren.  

De functie van IT in de organisatie

Informatiemanagement is verweven met IT en te zien als de brugfunctie tussen de IT en de Business. Echter wordt de denkslag wel eens gemaakt dat een dergelijk project vanuit de IT wordt geleid in plaats van de gehele organisatie/business (bijvoorbeeld bij het implementeren van een nieuwe tool of software). Galliers & Leidner (2014) benoemd dat IT zo georganiseerd moet worden dat het in “co-evolutie” moet zijn met de rest van de business. Dit betekent dat de IT-functie en de rest van de business gezamenlijk moet worden ontwikkeld. Dit zorgt voor een link met de business doelstellingen.  Zie ook het tweede punt.  

Resumerend

Bij inrichting van informatiemanagement in een organisatie zijn er een aantal valkuilen te vinden. Deze zijn hierboven benoemd. Het belangrijk de scope duidelijk te hebben, draagkracht te creëren, en na te gaan wat informatiemanagement voor de onderneming inhoudt alvorens projecten te starten. Informatiemanagement dient te worden ingericht als schakel (brugfunctie) tussen de business en de IT. Ook moeten de projecten worden geleid met IT en de business. De doelstellingen dienen (hiermee dus) aan te sluiten op de algemene doelstellingen van de organisatie.  

Bronvermelding

  • van den Berg, A., & Hilhorst, K. (2020). Succesvol informatiemanagement binnen jouw organisatie: vier belangrijke uitdagingen bij de inrichting van informatiemanagement (deel 2). Mobilee Management & advies. https://www.mobilee.nl/succesvol-informatiemanagement-ebook/.
  • Chaffey, D., & White, G. (2010). Business information management: Improving performance using information systems.
  • Choo, C. W. (2002). Information management for the intelligent organization: the art of scanning the environment. Information Today, Inc..
  • Galliers, R. D., & Leidner, D. E. (Eds.). (2014). Strategic information management: challenges and strategies in managing information systems. Routledge.
  • Markus, M. L., & Keil, M. (1994). If we build it, they will come: Designing information systems that people want to use. MIT Sloan Management Review, 35(4), 11.
  • Sharma, R., & Yetton, P. (2003). The contingent effects of management support and task interdependence on successful information systems implementation. MIS quarterly, 533-556.
  • Sauer, C. (1993). Why information systems fail: a case study approach. Alfred Waller Ltd., Publishers.
  • Wilson, T. D. (1989). The implementation of information system strategies in UK companies: Aims and barriers to success. International Journal of Information Management, 9(4), 245-258.
Geschreven op:
10/14/2020
Tags
No items found.