Tips om structuur en overzicht aan te brengen in je werk

Laura Borghans
9/7/2020

De een gaat het makkelijker af om structuur aan te brengen (en te houden) in zijn werk dan de ander. Zelf houd ik ervan om gestructureerd te werk te gaan en overzicht te houden op al mijn taken. Daarom hieronder enkele tips die helpen op basis van mijn eigen ervaringen. Doe er je voordeel mee!

1. Neem een koffiepauze en beweeg  

Om je concentratie en je energieniveau zo optimaal mogelijk te houden is het goed om af en toe een pauze te houden. Ga even een kop koffie halen. Het liefst aan de andere kant van het gebouw zodat je even beweegt. Hierna kun je weer met frisse moed verder gaan met je werk.

2. Kies de juiste werkplek

Denk goed na wat voor persoon jij bent. Kun jij je het beste concentreren in een stille omgeving of word je juist helemaal gek als je in een doodstille omgeving zit? Zit jij liever in een ruimte waar je juist wel gepraat, gelach en getyp om je heen hoort? Op de meeste kantoren kun je ervoor kiezen om in een kantoortuin (of iets vergelijkbaars) te zitten of in een aparte ruimte waar je in rust kunt werken. Wellicht dat je deze ruimte wel eerst moet reserveren.

3. Stel prioriteiten

Je kent het wel. Een overvolle agenda en collega’s blijven er maar afspraken bij in schieten. Kijk vooral welke afspraken je prioriteit geeft en durf nee te zeggen tegen afspraken waarbij jouw aanwezigheid niet cruciaal is.  

4. Plaats herinneringen in je agenda

Staat er over een maand een belangrijke afspraak in je agenda waarvoor je nog iets moet voorbereiden? Zet dan bijvoorbeeld een week van tevoren een herinnering in je agenda zodat je hier niet alleen op tijd aan kunt beginnen, maar ook je andere taken omheen kunt plannen. Nog beter wanneer jouw collega’s dit in jouw agenda zien staan, zodat ze weten dat ze hier geen afspraak met jou kunnen inplannen.

5. Maak sub mappen in je mailbox

Deze tip is zo makkelijk, maar zo effectief. Je mailbox staat vaak vol met mailtjes over allerlei verschillende onderwerpen en projecten. Breng orde aan in je mailbox door sub mappen aan te maken. Hieronder staan enkele voorbeelden:

  • Nog iets mee doen
  • Applicatie X
  • Privacy vragen
  • Doorontwikkeling proces X
  • Communicatie
  • I&A

6. Taken bijhouden

Vaak ben je als medewerker betrokken bij verschillende projecten. Om ervoor te zorgen dat je bij de volgende vergadering weet wat de stand van zaken is, is het altijd handig om aantekeningen te maken. Ook als iemand anders notuleert, kun je voor jezelf relevante aantekeningen maken. Dit hoeft geen heel boekwerk te zijn, enkele steekwoorden zijn ook voldoende als jou dit helpt. Wanneer jouw werkgever gebruik maakt van Office 365 is OneNote hiervoor een nuttige applicatie. Hierin kun je tabbladen aanmaken voor verschillende projecten en onderwerpen. Zo kun je makkelijk terugkijken naar vorige vergaderingen en openstaande actiepunten.  

Geschreven op:
7/9/2020
Tags
No items found.